این سامانه کمک می کند، فرآیند مدیریت جلسات، ساده و سریع شود و میتوان تمام مراحل از ثبت تا بایگانی را در یک بستر یکپارچه انجام داد.

پنل کاربری با ریز گزارشات، سرویس پیامکی، امضای دیجیتال و ثبت نسخه امضا شده با QR کد،امکان آپلود نسخه فیزیکی و امضا شده و بایگانی و… فقط بخشی از ویژگی‌های این سامانه هستند.

مزایای استفاده از سامانه

1. صرفه‌جویی چشمگیر در زمان و هزینه‌های اداری
2. حذف کاغذبازی و افزایش شفافیت سازمانی
3. دسترسی آسان به آرشیو جلسات در هر زمان و مکان
4. امنیت بالا و جلوگیری از جعل یا تغییر غیرمجاز اطلاعات
5. مدیریت متمرکز تمامی جلسات در یک پلتفرم واحد

امکانات اصلی سامانه

تعریف ساختار سازمانی

می توان جایگاه‌ها، سمت‌ها و نقش‌های مختلف را تعریف نمود. هر کاربر تنها به اطلاعات و وظایف مرتبط با سطح دسترسی خود دسترسی دارد.

ثبت دیجیتال جلسات

امکان ثبت عنوان، تاریخ، ساعت، اعضای حاضر، مدعوین، غائبین و امضاکنندگان به‌صورت کامل و یکپارچه وجود دارد.

مدیریت مصوبات و دستورات جلسه

تمامی دستورات و مصوبات جلسه در سامانه ثبت می‌شوند. هر عضو می‌تواند پس از مشاهده صورتجلسه، وضعیت خود را (تأیید، رد یا نیاز به ویرایش) ثبت کند.

امضای دیجیتال امن

با فعال‌سازی امضای دیجیتال و احراز هویت دو مرحله‌ای (رمز عبور یا کد یکبار مصرف)، صورتجلسات، دارای اعتبار رسمی و حقوقی خواهند بود.

بایگانی کامل و نسخه فیزیکی

پس از تأیید نهایی اعضا، میتوان نسخه فیزیکی و امضا شده جلسه را بارگذاری نمود تا صورتجلسه به حالت تکمیل‌شده و بایگانی‌شده در دسترس باشد.

چرا این سامانه راه اندازی شد؟

با توجه به اهمیت جلسات و مصوبات آن، ثبت، پیگیری و بایگانی صورتجلسات و نیاز به دسترسی آسان مدیریت و اعضای هیئت مدیره و بازرسان شرکت به آرشیو صورتجلسات در هر زمان و مکان، رعایت اصول نگارش و جلوگیری از جعل یا تغییر غیرمجاز اطلاعات، به دنبال راهکاری بودیم که جلسات را از حالت سنتی و زمان‌بر به یک فرآیند دیجیتال، سریع و معتبر تبدیل کنیم و بر همین اساس سامانه هوشمند مدیریت صورتجلسات شرکت بنیان راه اندازی گردید.

این سامانه با طراحی و رابط کاربری ساده، برای همه کارکنان، اعضای هیئت مدیره و بازرسان شرکت قابل استفاده است و بدون نیاز به آموزش‌های پیچیده، در کوتاه‌ترین زمان جلسات شرکت، به شکلی مدرن، دیجیتال و حرفه‌ای مدیریت میشود.