مدیریت اعضاء و نقش ها

سامانه هوشمند مدیریت و بایگانی صورتجلسات شرکت بنیان؛ امکان ثبت شرکت ها و جایگاه ها در هر شرکت را دارد که میتوان برای هر جایگاه در شرکت سمت با سطوح دسترسی متفاوتی تعریف کرد و برای هر کاربر سمت مشخصی را نسبت داد. در این صورت در هر صورتجلسه کاملا مشخص میشود که چه کسی از چه شرکتی میهمان یا عضو مدعو است و چه کسی امضاء کننده.

ثبت کامل صورتجلسات

هر صورتجلسه شامل عنوان، تاریخ برگزاری جلسه، ساعت برگزاری جلسه، اعضای حاضر در جلسه، اعضای مدعو (دعوت شده)، اعضای غائب، امضاء کنندگان صورتجلسه، مصوبات جلسه، دستورات جلسه، مشروح جلسه و فایل ها و تصاویر مدارک و مستندات جلسه می باشد.

امضا دیجیتال

سیستم امضاء دیجیتال ایمن که کاربر به دو صورت احراز هویت می شود. 1. از طریق رمز عبور ثابت 2. از طریق ارسال پیامک کد تایید. همچنین نسخه امضا شده توسط کاربران به صورت هش شده در دیتابیس ذخیره میشود و به هیچ عنوان امکان دستکاری وجود ندارد و با کمک کد یونیک و QR Code میتوان نسخه امضاء شده را با نسخه اصلی صورتجلسه مقایسه و بررسی کرد.

آپلود فایل و عکس

هر صورتجلسه میتواند یک فایل با فرمت های (pdf,zip,doc,docx,xls,xlsx,csv) و چندین عکس و تصاویر از مدارک صورتجلسه را نیز شامل شود که در صفحه ثبت صورتجلسه موجود می باشد. و در بخش مشاهده جزئیات صورتجلسه در صورتی که دسترسی داشته باشند قابل مشاهده و دانلود برای اعضاء می باشد.

بایگانی و جستجو

هر صورتجلسه بعد از تایید تمامی اعضاء، امکان پرینت نسخه فیزیکی را دارند که اگر امضای دیجیتال فعال باشد، در نسخه پرینت شده امضای دیجیتال با کد یونیک و QR کد قابل مشاهده هست که پس از امضاء فیزیکی و آپلود نسخه (در صورت لزوم)، صورتجلسه بایگانی شده و به حالت تکمیل شده تغییر خواهد کرد. همچنین در تمامی پنل امکان جستجو در ستون های موجود وجود دارد.

گزارش گیری

پنل کاربری دارای زیر گزارشات می باشد که شامل تعداد کل، تعداد پیش نویس، تائید شده، رد شده، در جریان، تکمیل شده و نیاز به ویرایش می باشد و همچنین در یک نمودار تعداد کل صورتجلسات در هر ماه بصورت چارت قابل مشاهده می باشد. همینطور در پایین صفحه آخرین صورتجلسات مربوط به هر کاربر قابل مشاهده هست.

تنظیمات

تنظیمات سامانه شامل: 1. تنظیمات عمومی  2. اطلاعات شرکت مانند نام، شماره ثبت، شناسه ملی، آدرس، تلفن 3. امضاء دیجیتال مانند فعال و غیر فعال و شیوه احراز هویت 4. تنظیمات سرویس پیامکی و 5. تنظیمات صفحه پرینت می باشد.

کاربران

امکان تعریف تمامی کارکنان و اعضای هیئت مدیره و بازرسان با سطوح دسترسی مختلف، فعال و غیر فعال کردن و ثبت اطلاعات کامل کاربران که شامل: جنسیت، تابعیت، وضعیت تاهل، شماره پرسنلی، آدرس، شهر و استان محل کار و سکونت، شماره تلفن همراه و ثابت، محل تولد و غیره می باشد.

اعلانات

اعلان برای هر کاربر پس از ثبت و تغییر وضعیت هر صورتجلسه در صورتی که کاربر عضو آن صورتجلسه باشد ارسال خواهد شد. همچنین در زمان فعال و غیرفعال کردن هر کاربر و زمان ثبت نام در بخش توضیحات مدیر سامانه میتواند پیامی نوشته که به صورت اعلان به کاربر نمایش داده خواهد شد.